Технология проведения вебинаров

Все большее количество компаний принимают решение использовать вебинары в качестве инструмента для продаж, маркетинга, внутренних коммуникаций, дистанционного обучения, клиентской поддержки и т.п. Эта тенденция наиболее ярко проявилась, начиная с 2009 года. В начале 2010 года начал работу новый портал по проведению вебинаров www.webter.ru. Поскольку сервис вебинаров все еще является новинкой для большинства людей, Webter регулярно проводит обучающие вебинары для ознакомления с его функционалом и возможностями. В данной статье мы предлагаем рекомендации специалистов портала Webter по успешному проведению вебинаров.

Вебинар или веб-семинар — on-line мероприятие, проходящее в сети Интернет, в процессе которого каждый участник может находиться на своём рабочем месте за компьютером. Вебинары позволяют проводить онлайн-презентации (Power Point), сейлс-митинги, тренинги, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения, совместно работать с документами и приложениями (Word, Excel и др.). В вебинаре могут принимать участие от одного до нескольких сотен человек, из них один или несколько выступают в качестве ведущих вебинара (спикеров).

При этом для участия в вебинаре пользователю нужен только компьютер с наушниками или колонками, доступом в Интернет и установленным Adobe Flash Player, который уже имеется у большинства пользователей Интернет. Если слушатель хочет принимать участие в аудио или видеоконференции во время вебинара, он дополнительно должен иметь микрофон и веб-камеру.

Задачу проведения вебинара можно разбить на три этапа:

Подготовка к проведению вебинара.

Непосредственно проведение вебинара.

Подведение итогов (получение обратной связи от участников, оценка эффективности вебинара).

Этап I. Подготовка к проведению вебинара

Реклама вебинара

Перед вебинаром необходимо провести небольшую рекламную кампанию: изложить его основные пункты, объяснить полезность данной встречи для целевой аудитории. Обязательно указать время начала, продолжительность и имена ведущих вебинара.

Регистрация на вебинар

В зависимости от целевой аудитории, приглашения на вебинар рекомендуется рассылать за 1 неделю, также следует провести напоминание за 1 день и за 1 час до начала встречи. Практика показывает, что чем ближе к началу вебинара произошла регистрация пользователя, тем больше вероятность его участия.

Проведение тестового вебинара

Несмотря на кажущуюся легкость в проведении вебинаров, мы рекомендуем провести тестовый вебинар для проверки веб-камеры, звука, возможностей показа презентации, рабочего стола и т.д. Тестовый вебинар снижает риски технических “неполадок” и дает возможность настроить все параметры трансляции заранее.

Организация рабочего места

Желательно заранее позаботиться о том, как будет выглядеть ваше рабочее место, чтобы веб-камера фиксировала только то, что вы считаете нужным, а также о вашем комфортном состоянии во время встречи.

Микрофон с наушниками должен быть закреплен на голове, чтобы руки оставались свободными, и громкость звука не изменялась в зависимости от вашего положения.

Заранее приготовьте чашку чая или стакан с водой, так как голос во время выступления пропадает всегда неожиданно.

Все, что находится у вас за спиной и на столе, видят участники вебинара, поэтому следует навести там порядок.

Проверьте, чтобы освещенность помещения была достаточной для передачи изображения веб-камерой.

Заблаговременно приготовьте табличку “Вход строго запрещен”, чтобы во время вебинара в комнату не зашли веселые коллеги или ребенок с кошкой или барабаном

Продолжительность вебинара

Оптимальный вариант продолжительности вебинара – 45 минут. В течение данного времени достаточно эффективно можно удерживать внимание аудитории. После доклада еще около 15 минут можно выделить для ответов на вопросы участников.

Подготовка презентации/тренинга

Успех вебинара, в первую очередь, зависит от излагаемого материала и от харизмы докладчика. Как и при обычном (живом) семинаре или презентации аудитории интересно слушать рассказ, а не чтение докладчика. Поэтому выступление необходимо ограничить временем до 45 минут и отрепетировать заранее перед знакомыми или прослушать собственное выступление и поработать над ошибками.

Подготовка и отправка раздаточного материала

На большинстве платформ по проведению вебинаров при регистрации участников есть обязательное поле для указания e-mail. Поэтому при проведении обучающего вебинара или тренинга есть возможность заранее отправить раздаточные материалы для ознакомления и экономии времени на вебинаре.

Этап II. Проведение вебинара

Первые пять минут вебинара

Как показывает практика, людям свойственно опаздывать на вебинары. Поэтому в течение первых 5-7 минут нет смысла начинать основную тему встречи. Лучше провести проверку связи с участниками с помощью чата, поговорить на отвлеченные темы или прорекламировать будущие вебинары, компанию или новые продукты.

Наличие помощника

Во время вебинара большинство пользователей задает вопросы в чате. Чат можно оставить открытым для всех участников или сделать видимым только для ведущего (это зависит от специфики вебинара). Помощник при проведении вебинара необходим в любом случае. Он помогает пользователям решать технические проблемы, может отслеживать их вопросы и либо прерывать ведущему, либо озвучить в конце встречи.

Активное участие слушателей

Одним из способов удержания интереса к вебинару и внимания слушателей является их активное участие в обсуждении темы. Очень важно задавать участникам вопросы и инициировать обсуждение главной темы. Тем самым концентрируется внимание слушателей. Вопросы не должны быть сложными, и процесс обсуждения нужно контролировать, чтобы слушатели не отклонялись от темы.

Визуальное сопровождение

В отличие от обычных “живых” встреч, у ведущего вебинаров меньше возможностей оказывать влияние на его участников, поскольку с помощью вебкамеры нелегко установить невербальный контакт. Остается голосовое и визуальное сопровождение презентации на экране, поэтому в презентациях для вебинаров можно использовать больше визуальной информации, чем при традиционных мероприятиях.

Невербальный контакт

При использовании вебкамеры смотрите на зрителя, а это значит в камеру.

Проводите вебинар так, как будто перед вами находится аудитория в 30-50 человек. Ваши жесты должны помогать слушателям, но учитывайте скорость передачи данных, чтобы вы не превратились на экранах участников в одно большое энергетическое пятно.

Ответы на вопросы

Отвечая на вопросы в чате, дублируйте свой ответ по микрофону. Это увеличивает вероятность, что ответ услышат или увидят все участники вебинара. При этом ни у кого не возникнет впечатление, что техническая пауза вызвана неполадками связи.

Сохранение темпа проведения вебинара

Важным фактором для удержания внимания аудитории является темп проведения вебинара. Не допускайте длинных пауз – они могут усыплять аудиторию и вызывать впечатление наличия неполадок в канале передаче данных.

Этап III. Завершение вебинара и подведение итогов

Завершение основной части вебинара

После завершения доклада можно ответить на накопившиеся вопросы или инициировать обсуждение главной темы вебинара.

При отсутствии вопросов поднимите наиболее актуальные темы, раскройте вопросы, которые задавались на предыдущих вебинарах. Главное, чтобы был задан первый вопрос, и началось обсуждение темы.

При желании пригласите принять участие в вебинаре своего знакомого, который начнет задавать интересные, на ваш взгляд, вопросы. Но если тема вебинара достаточно интересна, услуги знакомых не понадобятся.

Завершение вебинара

Если возникает пауза и новых конструктивных вопросов не поступает, самое время поблагодарить слушателей и завершить вебинар. При желании, в конце встречи можно проанонсировать будущие вебинары или сообщить другую важную информацию.

Расчет эффективности вебинара

Разработайте методы оценки эффективности вебинаров. Это позволит правильно определять целевую аудиторию, работать над ошибками и грамотно распределять ресурсы компании. Методы оценки могут быть те же, что и для традиционных “живых” презентаций и тренингов.

Источник: Webter.ru