Управление e-learning проектом: менять ли в компании платформу СДО?

Менять ли платформу СДО?

Обычно этот вопрос возникает на начальном этапе, если совсем не удалось внедрение выбранной платформы, и поздно поняли, что она не подходит. Или же на этапе, когда СДО есть и, в принципе, устраивает, но хочется лучше, больше, красивее, функциональнее (нужны новые модули, которые не может предложить провайдер существующей СДО).

Если вы на начальном этапе, прошло полгода-год с момента установки СДО и видите, что система не подходит, то, к сожалению, ошибка или в выборе СДО или целях внедрения СДО, что еще серьёзнее. То есть изначально у отдела обучения /компании не было понимания того, для чего СДО, какие задачи она будет решать, как ее можно будет интегрировать в программные комплексы компании (и хотите ли вы этого), кто и как будет ее поддерживать, насколько она вписывается в существующий процесс обучения.

Если же СДО уже существует достаточно давно, к ней привыкли, но хочется платформу лучше (и главное понимаете, чем именно лучше), то такая перемена будет достаточно серьёзным шагом для компании.

Я за то, чтобы сохранить существующую СДО при условиях, если:

• СДО помогает в реализации бизнес-задач компании (ключевой момент, ради которого в принципе в компании нужна или не нужна СДО)
• СДО «вписывается» в существующий процесс обучения (является одним из элементов, помогает планировать учебные события, отвечает стратегии развития обучающего центра и т.д.)
• СДО корректно интегрирована с другими программными комплексами компании (кадровая система, электронный документооборот, почта и/или др. канал коммуникаций, система оценки персонала и т д.)
• СДО выполняет возложенные на нее функции обучения и контроля знаний (тут можно конечно возразить, если бы выполняла, не захотели бы сменить, НО если отталкиваться от основных базовых возможностей, то платформы СДО имеют сходный набор функционала)
• СДО удобно настроена для пользователей и модераторов обучения, которые уже привыкли к ее использованию (возможно, не самое важное условие, но тем не менее имеет значение).

Если же в этих пунктах мы встречаем проблемы, то СДО действительно нам не подходит.

Первое, что нам нужно сделать -  проанализировать, можно ли решить эти проблемы в имеющейся СДО, и сколько ресурсов на это потребуется.

Второе, что нужно сделать: провести тщательную оценку ситуации и выделить ключевые моменты, из-за которых компании все же нужна другая СДО. Эти моменты должны касаться целей внедрения СДО, функционала СДО и ресурсов для поддержки.

Когда точно не стоит менять СДО:

• Просто хочется попробовать другую СДО (чем больше компания, тем дороже может стоить это «попробовать», тренируйтесь на демо-версиях и сравнивайте, а сильно ли это отличается от текущей СДО, смотрите глобально на функционал и цели – они индикатор потребности в изменениях)
• Хочется, чтобы красивее выглядел сам Портал Обучения (во-первых ответьте, кому этого хочется – отделу обучения? компании? пользователям портала? Это очень многое прояснит.)
• Есть проблемы в программных комплексах, которые сейчас интегрированы с СДО – на эти комплексы отдел обучения обычно не влияет и, сломав существующие связи, настройка под другую СДО может оказаться очень неприятным длительным процессом с временными решениями и проблемами автоматизации данных.

Что ожидает в случае смены СДО: 

• Затраты ресурсов, и денежных, и человеческих на покупку, установку СДО, настройку, интеграцию, тестирование, исправление ошибок (считайте и взвешивайте).
• Поддержка процесса СДО во время смены платформ (рассчитайте, сколько времени это может занять, и как будут потребности в обучении перекрываться в этот период)
• Перенос контента, истории обучения с одной СДО в другую и проверка корректности переноса данных (тут трудно предугадать, на сколько хорошо можно будет их «подружить», узнавайте есть ли у провайдера похожий опыт)
• Переучивание пользователей СДО тому, как ориентироваться в новой системе. Это касается и тех, кто учится, и тех, кто модерирует процесс обучения, создает курсы/тесты/анализирует статистику.
• PR новой СДО

Можно задуматься о смене СДО, если:

1. Необходима реализация новых целей отдела обучения и компании в целом, которые невозможно осуществить в имеющейся СДО.

Профессионал может и «мыльницей» сделать снимок лучше, чем «зеркальным» фотоаппаратом. Но все же он не будет с «мыльницей» работать каждый день

2.  В имеющейся СДО не хватает функционала, который необходим для реализации бизнес-задач. Например, нужно расширить возможности для обучения и вовлечения персонала, а также для планирования программ обучения в соответствии с запросами бизнеса, т.е.:

• нет платформы проведения вебинаров, которая будет встроена в СДО для планирования обучения и сбора результатов,
• невозможность по нужным критериям планировать, формировать и контролировать программы обучения (в т.ч. с включением не только дистанционных мероприятий),
• невозможность получить необходимые статистические данные по СДО хотя бы при условии использования выгрузки в excel, подключения GoogleAnalitics или другой настройки статистики в имеющейся СДО)
• нет площадки для мозговых штурмов, вроде wiki или виртуальных миров.

3. Нужен «ветер перемен».

Долго размышляла, может ли быть поводом смены СДО желание полностью отойти от привычного и сменить взгляд на дистанционное обучение в компании.

Если проблемы в СДО никак не влияют на реализацию стратегии обучения в компании, стоит ли задумываться о другой платформе?

Тут скорее стоит серьёзно задуматься о роли СДО в процессе обучения в компании.
Смена самой стратегии обучения в компании может стать толчком к смене СДО, а не наоборот.

Если вашей компании действительно нужен ветер перемен, пусть он будет попутным!

Автор: Марина Литвинова