LMS как проект, которым нужно управлять, а не просто наполнять контентом

Достаточно часто в сфере e-learning поднимается вопрос того, как внедрить LMS, какую систему выбрать, как и с помощью чего создавать электронные курсы, как мотивировать на обучение. И редко встает вопрос поддержания актуальности контента. А вопрос ведь важный. Возможно, он появляется как проблема, которую надо решить, когда уже наткнулись (не помним, когда что обновили, кто создавал, где сейчас этот человек, кому достанется привести все в порядок, на сколько, в целом, библиотека курсов актуальна, проходят ли обучение эксперты перед созданием курсов, кто они, и сколько их и т.д.)

Коллеги, управляющие СДО, задаете ли вы себе такие вопросы:

1) Какие у нас критерии актуализации?

Как вы определяете, что нужно обновлять материал? Установлена периодичность на уровне системы (автоматические рассылки)? Принимается ли решение на основе отзывов (оценки) учащихся? Принимается ли решение на основе мнения нового эксперта (рецензента), который ранее не оценивал курс?

2) Какая у нас схема актуализации?

Прописано ли кто, когда и как обновляет материал? Или процесс произвольный в зависимости от потребности. Есть ли сроки обновления? Самостоятельно ли делает это эксперт (обучают ли его) или направляет в Учебный центр? Кто несет ответственность за актуализацию (эксперт, учебный центр, вместе)? Что делать, если не обновлено вовремя – снимается ли курс, кто за этим следит?

3) Автоматизированы ли процессы обновления контента?

Настроены ли у вас на уровне системы такие параметры, как дата размещения курса, дата его обновления, эксперт который за него отвечает? То есть не просто текстом примечание в описании, а поля в LMS, которые заполняются возле каждого учебного материала и которые можно проконтролировать в отчетах.

Настроена ли у вас система оповещений (коммуникаций) с экспертами курсов (или теми, кто отвечает за проверку актуальности)? Если да, то какая периодичность оповещений? Есть ли статистика? Есть ли «маркер», который автоматом определяет, что нужно направить курс на доработку?

На мой взгляд, в проекте e-learning максимально должны быть прописаны, и автоматизированы процессы, в том числе и по актуализации: критерии и схемы, закрепление экспертов, коммуникации, статистика и т.п. Система должна работать, как часовой механизм, чтобы в любой момент времени можно проанализировать:

• Сколько курсов и тестов в системе, всего и % актуальных/неактуальных
• Сколько авторов (экспертов), сколько из них прошли обучение, кто уволен, и не заменен
• Когда какой курс/тест обновили, что именно поменяли, история возникновения и актуализации учебного материала со всеми экспертами, которые принимали участие в работе над курсом
• По какому курсу и, когда были направлены письма экспертам (автоматические напоминания о регулярном обновлении)
• Открыт курс или закрыт, кто его автор, дата изменений, e-mail автор (по всем материалам с возможностью поиска и фильтром по подразделением и в целом по системе)
• Когда и как сотрудники проголосовали за курс/тест (какую оценку и по каким параметрам проставили, суммарный балл и баллы по установленным критериям, комментарии)
• и т.д.

Общаясь с одним из провайдером СДО, услышала, что процесс актуализации не имеет такого значения для других клиентов, потому многих критериев, которые нужны для автоматизации процесса обновления контента, нет. Что-то делают вручную, пишут в описании курса, кто за него отвечает и т п. Возможно, количество курсов и программ обучения небольшое или сам процесс обучения не регулярный. Или сама СДО не воспринимается как проект, которым нужно управлять, а не просто наполнять. Не берем в учет опыт провайдеров, они, в конце концов, просто работают под заказ. Если не было заказа, значит у клиентов, внедряющих e-learning, не было потребности… в автоматизированном (с коммуникациями и отчетностью) модуле управления актуальностью контента в СДО. Очень, очень странно.

Я придерживаюсь того мнения, что LMS – это только инструмент, который нужно правильно настроить, использовать и развивать. Дело не в том, что есть плохие и хорошие, дорогие и дешевые, популярные и неизвестные, проверенные и новые системы. Дело в том, что менеджеру, который будет управлять системой, важно совместно с провайдером правильно обозначить акценты, ключевые точки и настроить процесс. А это возможно только понимая потребности компании в обучении и принимая СДО как проект со всеми вытекающими последствиями.

Автор: Марина Литвинова